Част 2: Управление на проекти Стратегия за отслабване

одит

И така, как можете да разберете дали вашата организация е тежка за процеса на ПМ и тежи от твърде много артефакти за ПМ? Минималистичният одит на PM “Cut the Fat” може да помогне. Състои се от три основни дейности:

  1. Инвентаризирайте вашите активни артефакти и процеси в PM.
  2. Проведете „Това наистина ли е ценно?“ Анализ и „Fix It or Ditch It?“ Изследване.
  3. Разработете вашите препоръки „Fix It or Ditch It“.

Инвентаризирайте вашите активни артефакти и процеси на PM

Преди да можете да решите кои от вашите PM артефакти и процеси са наистина полезни и кои допринасят за подуването на PM, имате за да разберете какво всъщност се случва с вашите проекти. Трябва да разработите опис. Ето как:

Етап 1: Намерете всички документи или декларации на политиката на вашата организация, които посочват следното:

  • „Най-добри практики“ за PM
  • Препоръчителни житейски цикли на проекта
  • Минимални изисквания относно: вътрешни прегледи и одобрения на ПМ
  • Минимални изисквания относно: външни (регулаторни, правни и др.) Прегледи и одобрения на ПМ
  • Минимални изисквания за ПМ, свързани с персонал, оборудване, поддръжка и др.

Стъпка 2: Намерете колкото можете повече действителни графици на проекти. Анализирайте ги и определете общи етапи, резултати, практики на ПМ и т.н. По-конкретно, вижте:

  • Фази на проекта
  • Проект „Порти за одобрение“ (цикли за преглед и одобрение)
  • Общи резултати (Харта на проекта, план за персонал на проекта и др.)
  • Всички други общи събития, за които се приема, че са от съществено значение за всеки проект

Стъпка 3: Намерете всички действителни артефакти на ПМ, свързани с персонала на проекта. Анализирайте ги и определете общи предположения, направени от всички проекти относно:

  • Дълбочина на персонала (брой хора, възложени на задачи и т.н.)
  • Вътрешни задачи за осигуряване на качество и преглед
  • Външни заинтересовани страни или мениджър за преглед
  • Всички други предположения относно ролите и броя на хората, възложени на проекти

Стъпка 4: Намерете всички ключови документи (формуляри за одобрение, вътрешни или външни договори и т.н.), които обикновено проследяват или валидират вашите проекти

  • Форми, използвани от висшето ръководство
  • Формуляри, използвани от финансови, юридически, HR или други отдели
  • Формуляри, използвани за координиране с клиенти или правно обвързване с тях
  • Всички други ключови документи, които се изискват от проектите

Стъпка 5: Създайте „Обобщен списък на процесите и артефактите за управление на проекти“, който изброява всичко, което сте намерили в стъпки 1 - 4. Разделете този списък на секции, които групират подобни елементи заедно. Например вашите подраздели могат да включват:

  • Необходими (минимални) фази на проекта
  • Общи резултати на проекта (административни изисквания на всички проекти, независимо какво създават)
  • Задължителни или минимални роли на проекта (т.е. основни играчи на екипа за всеки проект)
  • Необходими артефакти на проекта (Устав на проекта, официално предложение, график, бюджет и др.)
  • Необходими практики за PM (т.е. практики, използвани за всеки проект, без значение какви са резултатите или графикът)
  • Странни, но често срещани практики на ПМ (т.е. практики, използвани за някои проекти, но не сме сигурни защо)

След като съберете този изчерпателен списък с артефакти и процеси на PM, вие сте готови да разберете кои си струва да се запазят, кои се нуждаят от ремонт и кои трябва просто да отпаднат.

Проведете „Това наистина ли е ценно?“ Анализ и „Fix It or Ditch It?“ Изследване

  1. Документирали сте всичките си артефакти и процеси в PM. Сега е време да ги анализираме и да разберем:
  • Кои от тези артефакти и процеси са ценни в сегашния си вид.
  • Които трябва да бъдат поправени или ремонтирани. (т.е. кое може да е по-полезно, ако те бъдат преработени по някакъв начин).
  • Които трябва да бъдат премахнати ... премахнати изцяло ... защото те са по-големи проблеми, отколкото си струват.

Ето как можете да отговорите на тези въпроси:

Етап 1: Идентифицирайте хората, които редовно работят с всички тези неща от ПМ (ръководители на проекти, експерти по темата, старши мениджъри, рецензенти на клиенти, членове на екипа на проекта, административни помощни средства и др.).

Стъпка 2: Помолете ги всички (или широко представителна извадка, ако вашата организация е наистина голяма), за да ви помогнат да оцените вашите артефакти и процеси на PM. След това ги помолете да попълнят „Наистина ли е ценно?“ въпросник с елементи като този:

(Не забравяйте да включите всички елементи, които сте идентифицирали във вашия „Обобщен списък на процесите и артефактите за управление на проекти“, обсъдени по-рано.)

Стъпка 3: Получавайте отзиви от всички и обобщавайте отговорите им на въпросниците. (Ще използвате тази обобщена информация в следващата стъпка.)

Стъпка 4: Създавайте и разпространявайте a Въпросник „Fix It or Ditch It“ който включва елементи като този:

Забележи, че лявата колона представя резултати от вашето „Наистина ли е ценно?“ анализ. Включвайки тази информация, онези, които отговарят на анкетата, могат да видят какво чувстват другите във вашата организация за всеки артефакт или процес, който оценяват. С тази основна информация като контекст за решението им, те са помолени да решат дали вашата организация трябва да го „изхвърли“ (т.е. да премахне артефакта или процеса изцяло) или да го „поправи“ (т.е. да подобри артефакта или процеса). Ако респондентите изберат „Fix it“, те също са помолени да предоставят своите конкретни предложения за това как елементът може да бъде фиксиран.

Разработете вашите препоръки „Fix It or Ditch It“

На този етап сте разработили доста колекция от информация за членовете на вашата организация относно вашите артефакти и процеси на PM. Сега е време да направите нещо с тези препоръки. По-конкретно, можете да:

  • Подредете подреждането на артефактите и процесите на PM, които трябва да бъдат „изхвърлени“, и ги обобщете в изчерпателен списък. Представете този списък на висшето ръководство, заедно с вашите препоръки за отказ от тях. Тогава официално да вземе решение като управленски екип, който трябва да бъде изоставен. (Забележка: Ако висшето ръководство не желае да изостави някои елементи, препоръчваме ви да опитате да ги изоставите в няколко тестови проекта и да видите дали тези елементи са пропуснати. Ако не, тогава можете да продължите и да прекратите използването им в цялата организация.)
  • Обобщете всички елементи „поправете“, заедно с предложенията на респондентите за поправянето им. Помолете доброволците да работят заедно, за да създадат ремонти на артефакти от ПМ или да разработят насоки за рационализиране и подобряване на процесите на ПМ. (Помолете хората, които са ви предоставили най-обмислените предложения за подобрение, да „доброволно“ участват в тази ремонтна дейност.)
  • Съберете всички заедно който помогна за анализа и кажете им как нещата са се променили в резултат на техния принос. Ако има смисъл, разработете няколко кратконасоки, които отразяват вашия нов, по-лек подход. (Но внимавайте да не генерирате повече подуване на ПМ!)

Заключение

Всеки, който някога е отслабнал и не го е държал, знае, че е необходима цялостна промяна в начина на живот. Това не е просто еднократно събитие. по същия начин, Минималистичният подход на PM за намаляване на мазнините във вашата организация не е еднократно събитие. Подобно на диетата, който непрекъснато се изкушава от десерти и бюфети с високо съдържание на мазнини, вашата организация непрекъснато ще бъде насърчавана от консултанти и "експерти" от PM, за да добавите сложност към вашия PM.

Диетите се научават да казват „Не“ на изкушението, като през цялото време следят теглото си и поддържат здравословна диета и програма за упражнения. по същия начин, вашите ръководители на премиера трябва да се научат да казват „не“ на „експертите“ на премиера и периодично да провеждат свои собствени одити „Нарежете мазнината“ като част от стремежа на вашата организация за минимализъм на премиера.

Доброто ново е това като многократно питате всички „Наистина ли е ценно това?“ ще насърчавате здравословния скептицизъм сред практикуващите ви от ПМ което всъщност може да установи група за поддръжка на PM Minimalist „намали мазнините“. По този начин, когато някой се опита да натрупа нов артефакт или процес на PM, вероятно има някой, готов да отблъсне и да попита: „Това наистина ли е наистина ценно и струва ли нашето време и усилия?“

Тъй като повече хора се изправят и защитават PM минимализма, в крайна сметка всички ще се насладите на предимствата на по-стройна, по-здрава култура на PM.