Автор

Публикувано

Сподели го

Ето въпроса: Как комуникацията по имейл се вписва във вашата корпоративна диета за 2012 г.? По-конкретно, има ли нещо като здравословна диета по имейл? В рамките на вашата организация насърчавате ли използването на имейли, обезсърчавате ли го или оставяте достатъчно добре на мира и вървите по течението?

днес

Знам, че някои биха искали това да е наистина прост отговор, но не е така. С новогодишни резолюции най-важното (обратно към фитнеса, отслабване и всичко това), ако някой ви помоли да свържете имейл с група храни, коя би била тя? Какво ще кажете за: „Имейлът е въглехидратите на корпоративната диета“. Можем да кажем, че има добри въглехидрати и лоши, нали? Бихме могли лесно да говорим за намаляване на въглехидратите, но да не се отървем напълно от тях (някой Аткинс?). Много (корпоративни) граждани са пристрастени към електронната поща (и М & М), стискайки мобилните си устройства в коли, срещи и влакове, включвайки ги моментално, когато самолетът им кацне, чудейки се (надявайки се?) Дали някой им е изпратил нещо много важно.

Можем да обозначим имейлите като мазнини (помислете за бургери, пържени картофи и сладолед). Отново има и някои добри, необходими мазнини. Можем да говорим за имейл, който ни претегля и запушва артериите (нарушава потока), някои дори водят до повишаване на кръвното ни налягане. Помага ли или пречи на електронния поток в съвременната корпорация? От време на време в имейла се появява нещо страхотно, точно когато сте готови да го хвърлите. Сладолед, например; ах сега има в какво да потъна зъбите си! Бих се радвал да бъда копиран на сляпо при доставката на Бен и Джери, нали? (Между другото, сляпото копиране е дяволът, никога не го прави, ще се върне, за да те преследва, обещавам).

Имейлът определено не е протеин - Hard Stop.

Както можете да кажете, аз доста добре се замислях по отношение на имейла (комуникациите като цяло наистина) и въздействието върху моя ежедневен свят. Може би съм мислил твърде много и за храна. Заключението ми е, че за цялата мощ, която тя предоставя, Имейлът е най-голямото необходимо зло, което съществува в съвременния технологичен свят. Опитайте се колкото можем, няма да се отървем от него, дори вътрешно, нито за известно време, твърде много хора го използват, харесва го и това е. Нашите деца ще водят абсолютно същия разговор след 20 години - кажете ми, че греша.

Имейл за компании от всички размери

Рамката на разговора за имейла се промени през последните няколко години и ще се промени още; имейл, се е разделил на канал с множество цели, може би дори множество подканали. С други думи, проблемът ще се влоши, преди да се подобри. В момента ето непълен списък на различните личности на имейла:

1 - Канал за съобщения/уведомяване - Сигнали, напомняния, много прости, всъщност не двупосочни комуникации; "Скъпа, вземи малко мляко на път за вкъщи"

2 - (Неправилен) канал за комуникация/разговор - Това е онзи мулти-човек, нека поговорим имейл, с нишки, трудни за дешифриране.

3 - Информационен/маркетингов канал - Ето, прочетете всички тези страхотни неща, които събрах само за вас!

4 - Най-добрият начин 90% от населението да знае как да споделя файл - В корпорацията това се подобрява - но ние сме далеч от решаването на проблема.

5 - Каналът за възстановяване „Загубих паролата си“ - С броя сайтове, които всички използваме, хайде признайте, това е случай на употреба веднъж седмично за вас.

6 - Съобщението/обобщаването „10-те най-добри начина за най-доброто използване на тази нова изцяло социална платформа“

За тези от вас, които имат Gmail, това е основно това, което е сега. Филтърът ни позволява да поставим важните съобщения отгоре; това обикновено са комуникационният тип съобщения. Това са разговори, обикновено с хора или контакти от някакво значение. Каналът за съобщения често живее и на върха на купчината, особено по това време на годината. Това са кратки известия; може би SMS съобщение или потвърждение на поръчка. Действителната дължина на съобщението може да е малко по-дълга, но същността е тази на кратко известие, с подкрепящи данни. И накрая, това е, което хората използват за споделяне на файлове - там се крие неговата най-голяма сила и най-голямата слабост - и защо не можем да спрем да го използваме.

И така, за какво е цялата суматоха?

Основният проблем е, че каналът се злоупотребява и често се злоупотребява. Имейлът е лош инструмент за сътрудничество, но използването на имейл за сътрудничество е изключително високо, много по-високо, отколкото хората искат да признаят и със сигурност по-високо, отколкото би трябвало да бъде. Това е областта, в която хората биха искали прогнозите да се сбъднат. През изминалата седмица изпратих бележка в Twitter, където се предизвиках да намаля личната си употреба на имейл с 50%. Някои от моите връстници в мрежата ме предизвикаха да ме попитат какво, ако потенциалният клиент иска да ми изпрати имейл; или всички потенциални клиенти искат да използват имейл? Е, отговорът разбира се е, че със сигурност няма да е проблем, ще използвам имейл като канал, който клиентите ми искат да използват.

Връщайки се към моята точка по-горе, че имейл наистина ще бъде допълнително разделен на множество канали, няма съмнение. Не бъркайте технологията с функционалната работа. Позволете ми да задам въпрос, ако разглеждам нещо в имейл клиент, това наистина ли означава, че използвам имейл? Ако четете Twitter DM с помощта на Twitter интерфейса, това е точно това DM, но какво, ако го прочетете с Gmail (като мен?) Това ли го прави имейл. Ключовият момент е, че през следващите няколко години всеки ще намери своя баланс, всички ще бъдем различни и той ще се промени бързо. Много платформи започват с известие по имейл, надявайки се да ги пуснат и да ви задържат в платформата (помислете Facebook, Twitter). Някои от най-добрите, най-новите и най-добрите социални (CRM) платформи започнаха да използват имейл за насърчаване на използването (Nimble, Linkedin).

Защо Email е такова предизвикателство?

Моето мнение беше подкрепено наскоро по отношение на сложността на имейла и необходимостта да се обмисли най-доброто използване. Дългият имейл е като някой, който говори 3-5 минути, преминавайки през множество точки, често надграждайки един друг, без възможност да задава въпроси и да иска разяснения. Всички сме чели (или повечето са така или иначе), че емоциите не се превеждат по имейл. Ами културата, която е напълно загубена по много повече начини, отколкото емоциите. Подходът, който някой предприема за комуникация на идея или концепция, може просто да отклони хората (което съм виждал). Ако имейлът продължава и продължава и четецът спира - това е проблем, не?

Друг пример е нещо толкова просто като опит за координиране на полет и графици. В съзнанието си бях съобщил какво трябва да се направи и какви ще бъдат потенциалните проблеми. Получателят отговори с някои мисли и идеи, които не съответстваха на потенциалните проблеми - те бяха проблеми. Кой има проблема тук? Аз, всъщност не съм въпрос. В крайна сметка това е възприемането на съобщеното, а не дизайна (сега звучи като обслужване на клиенти). Отговорът беше просто да вдигнеш телефона, проблемът беше решен.

BTW - Не можете да отговорите само на един имейл, трябва да преминете през целия списък, искам да кажа, опитвали ли сте някога да ядете само един M&M?

Тази публикация е написана като част от програмата IBM за среден бизнес, която предоставя на средния бизнес инструментите, експертизата и решенията, които са им необходими, за да станат двигатели на по-умна планета.