Преодоляване на навика да се отлагат важни задачи


Петък следобед е и часовникът тиктака. Работите неистово, за да изпълните задача преди крайния срок от пет часа, докато мълчаливо се псувате, че не сте я започнали по-рано.

Как се случи това? Какво се обърка? Защо изгуби фокуса си?

Е, имаше часове, които прекарахте в препрочитане на имейли и проверка на социалните медии, прекомерната „подготовка“, кафе-паузите и времето, отделено за други задачи, които можехте да оставите безопасно за следващата седмица.

Звучи познато? Ако е така, не сте сами!

Отлагането е капан, в който много от нас попадат. Всъщност, според изследовател и говорител Piers Steel , 95 процента от нас отлагат до известна степен. Макар да е утешително да знаете, че не сте сами, може да бъде отрезвяващо да осъзнаете колко много може да ви задържи.

В тази статия и видео разглеждаме защо се случва и изследваме стратегии за по-ефективно управление и приоритизиране на натоварването.

Натисни тук за да видите препис от това видео.

Отлагането е същото като да бъдеш мързелив?

Отлагането често се бърка с мързела, но те са много различни.

Отлагането е активен процес - вие избирам да направите нещо друго вместо задачата, която знаете, че трябва да правите. За разлика от тях, мързел предполага апатия, бездействие и нежелание за действие.

Отлагането обикновено включва игнориране на неприятна, но вероятно по-важна задача, в полза на по-приятна или по-лесна.

Но отстъпването на този импулс може да има сериозни последици. Например, дори незначителни епизоди на отлагане могат да ни накарат да се чувстваме виновни или засрамени. Това може да доведе до намалена производителност и да накара да пропуснем постигането на целите си.

Ако отлагаме за дълъг период от време, можем да се демотивираме и разочароваме от работата си, което може да доведе до депресия и дори загуба на работа, в краен случай.

Как да преодолеем отлагането

Както при повечето навици , възможно е да се преодолее отлагането. Следвайте стъпките по-долу, за да ви помогнат да се справите и да предотвратите отлагането:

Стъпка 1: Разберете, че отлагате

Може да отлагате дадена задача, защото се е наложило да приоритизирате отново работното си натоварване. Ако забавяте за кратко важна задача по истински добра причина, тогава не е задължително да отлагате. Ако обаче започнете да отлагате нещата за неопределено време или смените фокуса, защото искате да избегнете да правите нещо, тогава вероятно сте.

Може също да отлагате, ако:

  • Запълнете деня си със задачи с нисък приоритет.
  • Оставете елемент в списъка си със задължения за дълго време, въпреки че е важен.
  • Прочетете имейлите няколко пъти, без да вземате решение какво да правите с тях.
  • Започнете задача с висок приоритет и след това отидете, за да приготвите кафе.
  • Запълнете времето си с маловажни задачи, които други хора ви молят да направите, вместо да продължите с важните задачи, които вече са в списъка ви.
  • Изчакайте да бъдете в „правилно настроение“ или изчакайте „точното време“, за да се заемете със задача.

Участвайте в нашия тест за самопроверка „Прокрастинатор ли сте“? , за да определите колко отлагате.

Стъпка 2: Разберете ЗАЩО отлагате

Трябва да разберете причините защо отлагате, преди да можете да започнете да се справяте с него.

Например, избягвате ли конкретна задача, защото ви се струва скучна или неприятна? Ако е така, предприемете стъпки, за да го отстраните бързо, за да можете да се съсредоточите върху аспектите на вашата работа, които са ви по-приятни.

Лошата организация може да доведе до отлагане. Организираните хора успешно го преодоляват, защото използват приоритетни списъци със задачи и създайте ефективни графици . Тези инструменти ви помагат да организирате задачите си по приоритет и краен срок.

Дори и да сте организирани, пак можете да се почувствате съкрушени от дадена задача. Може би имате съмнения относно способностите си и се притеснявате да не успеете , така че отлагате и търсите комфорт в извършването на работа, която знаете, че сте в състояние да завършите.

Някои хора се страхуват от успеха както от провала. Те смятат, че успехът ще доведе до затрупване с молби за поемане на повече задачи.

Изненадващо, перфекционисти често са прокрастинатори. Често те предпочитат да избягват да изпълняват задача, която не смятат, че имат уменията, отколкото да я правят несъвършено.

Друга основна причина за протакането е лошото вземане на решения. Ако не можете да решите какво да правите, най-вероятно ще отложите да предприемете действия, в случай че направите грешно нещо.

Внимание:

За някои хора отлагането е повече от лош навик; това е признак на сериозен здравен проблем. Например ADHD , OCD , безпокойството и депресията са свързани с протакането.

Също така, изследванията показват, че отлагането може да бъде причина за сериозен стрес и заболяване. Така че, ако страдате от хронично или изтощително отлагане, едно от тези състояния може да бъде виновно и трябва да потърсите съвет от обучен специалист.

Намирането на тази статия за полезна?

Можете да научите още 63 умения за управление на времето, като това, като се присъедините към Mind Tools Club.

отлагам

Вземете безплатния бюлетин

Учете нови умения за кариера всяка седмица, плюс получавайте бонус Управление на времето работна книга, Безплатно!

Стъпка 3: Приемане на стратегии за отлагане

Отлагането е навик - дълбоко вкоренен модел на поведение. Това означава, че вероятно не можете да го счупите за една нощ. Навиците спират да бъдат навици само когато избягвате да ги практикувате, така че опитайте колкото се може по-долу от стратегиите, за да си дадете възможно най-добрия шанс за успех.

Алтернативен подход е да се възприеме „изкуството на забавянето“. Изследванията показват, че „активното отлагане“ - тоест умишлено забавяне на започването на нещо, за да можете да се съсредоточите върху други неотложни задачи - може да ви накара да се почувствате по-предизвикателни и мотивирани да свършите нещата. Тази стратегия може да работи особено добре, ако сте човек, който процъфтява под натиск.

Ако обаче решите активно да отлагате, не забравяйте да излагате на колегите си ненужен, неприятен и нежелан натиск!

Ако отлагате, защото ви се струва задача неприятна, опитайте се да се съсредоточите върху „дългата игра“. Изследвания показва, че импулсивните хора са по-склонни да отлагат, защото са фокусирани върху краткосрочната печалба. Борба с това чрез идентифициране на дългосрочните ползи от изпълнението на задачата. Например, може ли това да повлияе на вашия годишен преглед на ефективността или бонус в края на годината?

Друг начин да направите една задача по-приятна е да идентифицирате неприятните последици от избягването ѝ. Например, какво ще се случи, ако не завършите работата? Как може да се отрази на вашите лични, екипни или организационни цели?

В същото време може да бъде полезно да преформулирате задачата, като разгледате нейното значение и уместност . Това ще увеличи стойността му за вас и ще направи работата ви по-полезна. Също така е важно да признаем, че често можем да надценим неприятността на дадена задача. Така че опитайте! В крайна сметка може да откриете, че не е толкова лошо, колкото си мислехте!

Ако отлагате, защото сте неорганизирани, ето шест стратегии, които да ви помогнат да се организирате:

  1. Съхранявайте списък със задачи. Това ще ви попречи да „удобно“ забравите за онези неприятни или непреодолими задачи.
  2. Приоритизирайте списъка си със задачи, като използвате спешния/важен принцип на Айзенхауер . Това ще ви позволи бързо да идентифицирате дейностите, върху които трябва да се съсредоточите, както и тези, които можете да игнорирате.
  3. Станете майстор на планирането и планиране на проекти. Ако имате голям проект или множество проекти в движение и не знаете откъде да започнете, тези инструменти могат да ви помогнат да планирате ефективно времето си и да намалите нивата на стрес.
  4. Справяйте се с най-трудните задачи във вашите пикови часове . Работите ли по-добре сутрин или следобед? Определете кога сте най-ефективни и изпълнете задачите, които са най-трудни в този момент.
  5. Поставете си ограничени във времето цели . Поставянето на конкретни срокове за изпълнение на задачите ще ви държи на път да постигнете целите си и ще означава, че нямате време за отлагане!
  6. Използвайте приложения за управление на задачи и време. Има многобройни приложения, предназначени да ви помогнат да бъдете по-организирани, като Trello и Toggl, например.

Ако сте склонни да забавяте проекти, защото ги намирате за преобладаващи, опитайте да ги раздробите на по-управляеми парчета. Организирайте проектите си в по-малки задачи и се фокусирайте върху тях стартиране тях, а не на довършителни работи тях.

В своята книга от 2011 г. „Прокрастинацията лекува ,"Jeffery Combs предлага да се справите със задачи с 15-минутни изблици на активност. Като алтернатива можете да създадете план за действие за да организирате вашия проект. Започнете първо с бързи и малки задачи. Тези "малки победи" ще ви дадат чувство за постижение и ще ви накарат да се чувствате по-позитивни и по-малко претоварени от по-големия проект или цел, към която работите.

И накрая, ако смятате, че отлагате нещо, защото не можете да решите какво действие да предприемете или ви е трудно да вземете решения, разгледайте нашия набор от инструменти за вземане на решения, които да ви помогнат да развиете вземането на решения умения.

Ключови точки

Отлагането е навикът да отлагате важна задача, обикновено чрез фокусиране върху по-малко спешни, по-приятни и по-лесни дейности. Той се различава от мързела, който е нежеланието да се действа.

Отлагането може да ограничи потенциала ви и да подкопае кариерата ви. Освен това може да наруши работата в екип, да намали морала и дори да доведе до депресия и загуба на работа. Така че е от решаващо значение да се предприемат активни стъпки за предотвратяването му.

Първата стъпка към преодоляването на отлагането е да осъзнаете, че го правите. След това идентифицирайте причините за поведението си и използвайте подходящи стратегии за управление и преодоляване.

Този сайт ви учи на уменията, от които се нуждаете за щастлива и успешна кариера; и това е само един от многото инструменти и ресурси, които ще намерите тук в Mind Tools. Абонирайте се за нашия безплатен бюлетин или се присъединете към Mind Tools Club и наистина презаредете кариерата си!