изискванията

В повечето проекти говорим за изисквания и характеристики, които са или по обхват, или извън обхвата. Но за да управляваме ефективно тези изисквания, ние също трябва да ги приоритизираме. И тук се появява техниката MoSCoW.

Нека да обясня какво означават M, S, C и W.

  • М е задължително изискване. Нещо, което е от съществено значение за проекта и за което не може да се говори.
  • С е задължително изискване. Нещо, от което се нуждаем в проекта, ако е възможно.
  • ° С означава „може да има“. Нещо, което е хубаво да имаме, в случай че имаме допълнително време и бюджет.
  • W е няма да има изискване. Нещо, което е извън обхвата, поне този път.

Защо да използваме техниката MoSCoW за приоритизиране на изискванията?

Използването на техниката MoSCoW ни дава по-подробен поглед върху това, което е в или извън обхвата на проекта, и ни помага първо да доставим най-важните изисквания на клиента. С други думи, това ви помага да управлявате очакванията на вашия клиент. И както ще дойдете да видите, техниката на MoSCoW може също да се използва за делегиране на работа и за да бъде изрично за това какво трябва да се направи и какво не трябва да се направи.
Винаги, когато обучавам хората в основите на управлението на проекти, винаги ги уча на техниката MoSCoW. И в крайна сметка това се оказва една от най-полезните техники, поради своята приложимост и простота. Може дори да се използва извън пространството на проекта. И ако все още се чудите как пристигнахме в MoSCoW, ние просто добавихме две букви, за да превърнем четирите букви в запомнящо се име на град.

Как да използваме техниката на MoSCoW за приоритизиране на изискванията?

Нека разгледаме пример за това как да използваме техниката на практика. Бих искал да си представите, че вашата работа е да управлявате проекти на предстояща конференция. Това е годишна конференция, на която делегатите ще дойдат в мрежата и ще чуят експерти от бранша да говорят за устойчивост в управлението на проекти.
M- Трябва

Докато се срещате с организацията зад събитието, т.е. вашият клиент, вие ги питате какви са задължителните им изисквания за конференцията. Любопитни сте да знаете всичко, което трябва да им доставите, за да бъдат доволни. Вашият клиент отговаря, че събитието трябва да се проведе на закрито място в рамките на пет километра от центъра на града и че то трябва да бъде в рамките на определения бюджет. Той трябва да може да приеме 150 души и трябва да има съоръжения за сервиране на обяд.

S- Трябва

След това питате клиента си какво трябва да има на събитието, ако това е възможно. Те отговарят, че трябва да уредите три оратора сутрин и три оратора следобед. Всички те трябва да бъдат признати в бранша, ако това е възможно. В допълнение, трябва да отделите време на делегатите да се свържат помежду си по време на обяд, а в идеалния случай обядът трябва да бъде афера за гореща храна. И накрая, всеки делегат трябва да получи чанта с гуди при пристигане.

C-Could

Освен това се допитате до вашия клиент какво може да има на събитието. т.е. какви са хубавите изисквания, които бихте могли да включите? Не обещавате да изпълните тези изисквания, но в случай че имате допълнително време и бюджет, можете да го разгледате. Оказва се, че вашият клиент би искал известен спорт или бизнесмен да отвори конференцията. Но това не е от съществено значение и е възможно само ако бюджетът позволява. Те също така смятат, че би било добре с панелна дискусия относно устойчивостта в даден момент след обяд, но това не е от съществено значение.

W- би

Най-накрая ги питате какво няма да има на това събитие, т.е. кои изисквания са категорично извън обхвата. Вашият клиент отговаря, че няма да има множество записи на високоговорители и че няма да има алкохол, сервиран по всяко време през деня. Те уточняват също, че тази година няма да има втори ден на задълбочени семинари.
Използването на техниката MoSCoW по този начин за категоризиране на всички изисквания на проекта е много лесен за използване метод, който клиентът ви ще може лесно да разбере. Първоначално вашият клиент може да каже, че всичко е задължително изискване, но когато обясните, че задължителните изисквания идват с цена, те ще разберат, че не могат да имат всичко, освен ако не увеличат бюджета и не ви дадат повече време за достави го.

Когато планирате проекта си и съставяте плана на проекта, включвайте само задължителните и трябващите елементи. Това обещавате да доставите. Не обещавате да доставите възможните елементи. Те могат да отидат в отделен списък с желания. Също така се погрижете да документирате правилно изискванията, които няма да имате. Може би си мислите, че можете да забравите за тях, защото те са извън обхвата. Но е необходимо да ги документирате, тъй като може да се наложи да се върнете към тях по-късно.

Пример за използване на техниката MoSCoW за описване на характеристиките на дадено изискване

Това, което наистина харесвам в техниката MoSCoW, е, че можете да я използвате и на по-подробно ниво, за да опишете характеристиките на дадено изискване. Да кажем например, че сте делегирали задачата goodie-bag-на един от членовете на вашия екип. Това е малката чанта, която всеки участник ще получи, когато пристигне на мястото, и която обикновено съдържа няколко безплатни. Работата на члена на екипа е да събере подробните изисквания за чантата и да я произведе физически.

Докато делегирате задачата, членовете на екипа биха искали да знаят какви са вашите очаквания и какво трябва да ви доставят в края. Трябва ясно да им обясните цялата необходима информация, като например:

    Изискванията (М):
    Трябва да има 150 торбички с гуди
    Всяка чанта трябва да съдържа копие от програмата на събитието и
    Торбата, както и програмата на събитието трябва да бъдат изработени от рециклируеми материали

Резултатите (S):
Вътре трябва да има два безплатни маркови артикула, като химикалка и хартия, ако това е възможно.

Освен това, обяснете, че (C):
Чантата може да съдържа нещо сладко, като ментови бонбони, но само ако се намери подходящ спонсор.
Чантата също може да съдържа малка бутилка вода, която е хубаво да имате.

  • Накрая посочете, че (W):
    Торбите няма да съдържат никакъв алкохол и че общото тегло няма да бъде повече от един кг.

    • Чиято отговорност е да даде приоритет?
    Бизнес анализаторите са отговорни главно да поемат най-сложните изисквания и да ги разбият на прости задачи, които могат да бъдат изпълнени от всеки. Но само BA не може да направи приоритизирането сам. Той/тя трябва да включи няколко заинтересовани страни в процеса и да получи одобрението им за приоритета на изискванията. За BA е от съществено значение да разбере зависимостите между изискванията, преди да ги приоритизира.

    Предимства от използването на техниката MoSCoW за бизнес анализатори

    BA може да използва всякакви техники за приоритизиране, за да приоритизира задълбочено изискванията. Но техниката на MoSCoW е ефективната, която да се използва сред всички други налични техники за приоритизиране. Някои от предимствата на използването на техниката MoSCoW за бизнес анализатори са показани на фигурата по-долу.
    Заключение
    Както виждаме, можем да приоритизираме изискванията с техниката MoSCoW на високо ниво, но също и на ниско ниво, за да уточним подробните изисквания или характеристики на даден продукт. Когато го използвате на ниско ниво, това също ви помага да делегирате задачи по-добре на членовете на екипа и да задавате очаквания. Готови ли сте да го опитате?